wat zet jij in je out of office

Ga jij binnenkort op vakantie? Dan ben je vast van plan om je out of office aan te zetten. Om iedereen te laten weten dat jij er even niet bent. Slim plan! Maar wat zet jij eigenlijk in die standaard mail???

Als je alleen je vakantiedata er in opneemt, dan is dat toch wel ‘een gevalletje jammer’. Je kunt zoveel meer met zo’n automatisch bericht. Iemand mailt jou. Die wil dus contact met je, echt persoonlijk contact! Alleen maar melden dat je er niet bent, is dan niet echt de meest persoonlijke reactie als je het mij vraagt. Bovendien is de toonzetting van de meeste standaard teksten (waarin je dus alleen de data dat je weg bent maar hoeft in te vullen) nou ook niet echt wat je noemt hartverwarmend. Grijp dus die kans en maak er iets persoonlijks van!

Je kunt bijvoorbeeld in de tekst al tot uiting laten komen wie jij bent en wat jou uniek maakt. Zoals Marlene, die tekstschrijfster is. Van haar kreeg ik het volgende bericht toen ik haar onlangs mailde:

Van 2 mei tot eind mei laat een antwoord vanuit BureauTekst mogelijk iets langer op zich wachten dan normaal. Computers en laptops hebben namelijk plaatsgemaakt voor verfkwasten en rollers. Yes: BureauTekst verhuist!

Mits ik mijn armen nog kan optillen van de spierpijn, doe ik mijn best zoveel mogelijk e-mails in de avonduren te beantwoorden.

Marlene laat hier super duidelijk zien dat zij een vlotte manier van schrijven heeft en een behoorlijke dosis humor bovendien. Dus als je daar naar op zoek bent bij een tekstschrijfster, dan weet je na deze out of office dat je goed zit!

Daarnaast doet zij nog iets heel goed in dit bericht. Zij managet verwachtingen. Daarmee wordt het voor de ontvanger duidelijk wanneer zij een reactie mogen verwachten, wat teleurstellingen voorkomt. En voor zichzelf, en dat is misschien nog wel belangrijker (!), creëert zij rust. Want door deze out of offices bepaalt zij heel bewust wanneer ze gaat reageren. Ze laat zich niet leiden door volle e-mailboxen of zo’n rood knipperend lampje om te waarschuwen dat er weer een nieuwe mail binnen is. Nee, zij kiest zelf wanneer het een passend moment voor haar is om de mail te beantwoorden.

Zelf doe ik dat altijd door in mijn out of office berichten altijd een paar dagen extra aan mijn vakantie te plakken. Dan ben ik wel weer aan het werk, maar verwacht niemand nog dat ik ga terugmailen. Zo kan ik heel rustig en relaxed opstarten. En heb ik zin om al eerder te reageren? Dan zijn mensen alleen maar blij verrast.

Zelf de regie nemen over je werk en jezelf daarbij in acht nemen (regelmatig rust & ontspanning, niet met spierpijn nog achter je toetsenbord kruipen) zijn wat mij betreft essentiële aspecten van het creëren van je eigen droombaan en het runnen van je droom business.

Dus: wat zet jij in je out of office deze zomer?